정시 퇴근을 부르는 업무 메일 쓰기

사회초년생이 가장 촉각을 곤두세워 배워야 할 것은 일 잘하는 사람의 커뮤니케이션 방법이다. 시시각각 메신저를 보내고 하루에 몇 시간씩 회의해도 일의 진척이 없는 선배보다 메일 한 통으로 원하는 자료와 컨펌을 일사천리로 해치우는 그런 선배의 스킬을 보고 배워야 한다. 대체로 일 잘하는 사람들은 글을 잘 쓴다. 그것은 철저히 문학적 소양이라기보다 비즈니스적 글쓰기다. 여러 사람이 효율적으로 의견을 모으고 계획한 대로 일을 성사하기 위해 똑 부러지는 문장을 조직적으로 구조화할 줄 알아야 한다. 그러한 능력은 대단한 보고서, 발표 자료를 만드는 스킬이 아닌 가장 기본적인 메일 쓰기에서 시작한다.


직장인들이 간편하고 즉각적인 각종 메신저, 업무 채팅 툴 대신 메일을 고집하는 이유는 무엇일까? 가장 첫 번째는 일의 프로세스를 기록하는 목적이다. 특정 프로젝트에 참여하는 팀원, 의사결정자 등 여러 사람에게 수시로 공유하며 의견이 모이는 과정, 자료가 축적되는 과정을 시간 순서대로 기록하는 것은 업무에서 중요한 아카이브가 된다. 두 번째는 비즈니스 고객과의 커뮤니케이션에서 보다 격식 있고 공식적인 대화가 가능하기 때문이다.

1) 제목: 메일 목록은 한 줄로 나열되고, 단 한 줄만 읽어도 어떤 내용인지 알 수 있도록 목적이 분명하게 적는다. 예를 들면 “[클로즈업] 6월 기획 회의 자료 전달 드립니다.”에서 볼 수 있듯 메일을 보내는 회사, 부서를 드러내고 메일의 주요 목적을 알기 쉽게, 짧게 적는 것이다.
2) 본문: 가장 첫 줄에서 자신의 소속을 명확하게 밝히고 회사와 소속 부서에 대해서도 간략하고 신뢰감 있게 소개한다. 또한 수신자가 정해져 있다면 상대의 이름과 직위를 인사말과 함께 언급하는 것이 좋다. 메일의 본문은 수신자가 메일 의도를 빠르게 이해할 수 있도록, 그 목적을 두괄식으로 언급하는 것을 추천한다. 수신자에게 요청해야 할 것이 여러 가지라면 줄글로 구구절절 쓰기보다 문장 기호를 활용하여 간단명료한 문장으로 목록화하여 보내는 것이 좋다. 목록화하기 힘든 내용이라면, 일단은 풀어서 쓰되 마지막 문단에서 위의 내용을 요약하여 키워드로 보기 쉽게 전달하는 것을 추천한다.
3) 마무리: 필요한 내용을 모두 이야기했다면, 메일의 마무리까지 매너 있게 해야 한다. ‘위 내용 중 궁금한 내용이 있다면 편하게 연락을 주시라’는 메시지와 함께 자신의 연락처를 언급해도 좋고, 메일 마지막에 연락처가 기재된 서명이 있다면 해당 내용을 언급한다. 가장 중요한 것은 성급하게 바로 발송 버튼을 누르기 전에 천천히 수신자의 관점에서 읽어보며 오타가 없는지 맞춤법에 틀린 문장은 없는지, 첨부하기로 했던 파일이 잘 업로드됐는지 검토를 꼭 하길 바란다. 간혹 수신자의 이름, 상대 회사의 이름이 어이없게 틀린다면 신뢰도뿐만 아니라 다 된 밥에 재 뿌리는 사태를 맞을 수 있기 때문이다.