업무 상 카톡 에티켓 | 코스모폴리탄 (COSMOPOLITAN KOREA)

편리하지만 동시에 우리를 괴롭히는 카톡. 잘 쓰면 약, 잘못 쓰면 독이 된다. | 카톡,카톡에티켓,업무,커리어,코스모폴리탄

DO! 허락을 먼저 구한다 카톡을 메일보다 더 자주 이용하는 사람이 있는 반면 아예 사용하지 않는 사람도 있다. 모든 사람이 당신처럼 PC에 카톡을 깔아놓고 사용하지 않는다. 카톡으로 일 하지 않는 이를 위해 일과 관련된 이야기를 하거나 자료를 전송하기 전, 카톡으로 전달해도 될지 상대방의 의사를 물어본다. 누군가에게는 카톡이 매우 불편할 수도 있다는 사실을 잊지 마라. ‘!’, ‘~’을 적절하게 사용한다 <직장인을 위한 글쓰기의 모든 것>을 쓴 사이토 다카시는 상대방에게 힘차고 의욕적인 이미지를 전달하려면 느낌표를 사용하는 것이 좋다고 말한다. 문장에 그 사람의 인간미가 자연스럽게 나타날 수 있기 때문. 그러나 지나치게 사용하면 자칫 사람이 가벼워 보일 수 있으니 적절하게 사용하도록. 내용을 짧게 치지 않는다 PC든 스마트폰이든 카톡 알림을 설정한 사람에게 문자 내용을 짧게 짧게 보내는 것은 민폐를 끼치는 행동이다. 이를테면 “안녕하세요”(띵동), “지난번에”(띵동), “말씀하셨던”(띵동), “자료 보내드립니다”(띵동) 같은 식은 지양하자. 메시지를 보낼 때는 전달해야 할 사항을 한 번에 3~4줄 정도 일목요연하게 쓴다. 맞춤법, 띄어쓰기에 유념한다 똑똑한 사람도 카톡 메시지를 보낼 땐 유독 약해진다. 맞춤법과 띄어쓰기 때문. 맞춤법이 틀렸을 경우엔 성의 없이 커뮤니케이션하는 것처럼 보여 불쾌감을 줄 수 있다. 자신이 없다면 포털 사이트에 있는 ‘맞춤법 검사기’ 기능을 적극 활용하자. 톤 앤 매너를 지킨다 지나치게 전달 내용을 줄이거나 개인적인 감정을 담지 않는다. 업무와 관련된 커뮤니케이션을 할 때 가장 중요한 건 전문성을 얼마나 보여주느냐다. 그래야 상대가 당신을 신뢰할 수 있기 때문. 유머와 농담은 텍스트만으로 그 의도를 파악하기 쉽지 않다. 자칫 의미가 잘못 전달되거나 오해의 소지가 있기 때문에 될 수 있으면 지양한다. 진짜 급할 땐 전화가 먼저다회의에 늦거나 미팅 시간이 변동됐을 때처럼 다급한 상황에서는 문자보다 전화를 해야 한다. 내용을 전했다고는 하지만 상대방이 메시지를 확인하지 않으면 그만 아닌가. 상대가 전화를 받지 않는 한이 있어도, 우선 전화를 하고 메시지를 남기는 게 순서다.DON’T! 닦달한다 대부분 즉각적인 답변을 받기 위해 카톡을 사용한다. 그러나 바로 답변을 주지 않는다며 닦달하는 것은 매너 있는 행동이 아니다. 사람들이 아무리 스마트폰을 하루 종일 손에 쥐고 있다고 하더라도 각자의 상황이라는 게 있으니 말이다. 회사원 이지은 씨는 재촉하는 메시지를 받고 당황한 경험이 있다. “회의에 들어가느라 확인을 못 했는데 거래처에서 메시지가 20개 넘게 와 있었다. 큰일 있는 줄 알고 깜짝 놀랐는데 막상 내용을 보니 그리 급한 일이 아니었다.” 일단 전달할 내용을 메시지로 남겼다면 인내심을 갖고 조금 기다리길. 업무 시간에 상관없이 메시지를 보낸다 오죽하면 정부에서 ‘퇴근 후 카톡 금지법’까지 제정하려 하겠는가? 제발 업무 시간 외에는 문자를 보내지 말자. 상대방의 근무 시간을 미리 체크하고, 급한 일은 최대한 퇴근 전에 끝낸다. 일일이 상대의 근무 시간을 알기 힘들다면 카톡을 보내는 시간을 오전 9시부터 오후 6시까지로 정하자. 또한 상대가 해외 출장 중이라는 사실을 안다면, 시차를 고려해 메시지를 보내는 배려심을 발휘하자. 메시지를 보내기 전에 상대의 상태를 꼭 체크하는 습관을 길러야 한다.업무 관련자 모두를 단체방에 초대한다 상대의 의사도 묻지 않고 업무와 관련된 모든 사람을 단체방으로 불러들이는 건 매우 나쁜 습관이다. 그 사람은 이 일만 하는 것이 아닐뿐더러 불필요한 정보가 새나갈 수 있기 때문이다. 물론 일일이 전달해야 하는 입장에선 개별적으로 일일이 전달하는 게 귀찮겠지만, 자칫 중요한 정보가 누설될 수도 있다는 사실을 명심하라.