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2018.02.06 Tue

비즈니스 메일 do & don't

메일을 보낼 때 지켜야 할 것과 하지 말아야 할 것이 있다.


DO! 


 메일 제목에 키워드를 쓴다 

메일 내용을 확인하지 않아도 어떤 건에 관련된 메일인지 짐작할 수 있도록 제목을 쓴다. 혹시 나중에라도 수신자가 그 메일을 검색할 때 금세 찾아볼 수 있어야 한다. 예를 들면 ‘(회사명 또는 부서명) XXX 프로젝트 제안 건’ 식으로 말이다.


 인사는 기본이다 

아무리 전화 통화를 했거나 만난 적이 있는 사이라도 첫 메일을 보낼 때는 꼭 인사말을 쓰자. “이전에 XX 건으로 뵌 적이 있는 ㅇㅇㅇ입니다”라는 식으로 당신의 인상을 상대에게 환기시키면 더 좋다. 친근감을 느낄 수 있기 때문이다. 무언가를 상대에게 부탁해야 하는 상황이라면 “번거롭게 해드려 죄송합니다”, “협조해주셔서 감사합니다” 등과 같은 인사도 빼먹지 않는다. 


 최대한 간결하게 쓴다 

메일은 내용이 구구절절 길면 길수록 집중도가 떨어지기 때문에 요점만 간단히 쓴다. 만약 전달해야 할 내용이 길다면, 하이라이트나 글자 색, 밑줄 등을 넣어 요점만 알아볼 수 있게 하는 것도 좋고,  가독성을 위해 문단이나 단락을 나눠도 좋다. 특히 세로줄보다는 가로줄이 너무 길어지지 않게 쓴다. 이는 스마트폰이나 태블릿 PC 화면으로 메일을 확인하는 사람들을 위한 배려다. 


 첨부 파일 용량은 1MB를 넘지 않는다 

사내 메일을 보낼 때는 첨부 파일의 용량이 지나치게 크지 않은지 체크한다. 마케터 최경아 씨는 “보통 사내 메일은 용량이 제한적이기 때문에 큰 용량의 파일을 보내면 상대에게 민폐가 될 수 있다”라고 말한다. 첨부 파일 용량이 1MB 이상이면, 메일을 보내기 전에 최대한 용량을 줄여 보낼 수 있는 방법을 찾는 것이 좋다. 또한 파일이 깨지지 않았는지, 수신자가 원하는 규격인지 등을 확인한다. 


 최대한 공손해야 한다 

일괄적으로 자료를 보내거나, 전체 팀원들에게 단체 메일을 보내야 할 때는 최대한 정중하게 메일을 쓴다. 받는 사람에 동료, 후배가 있더라도 공적인 메일이기 때문이다. 엔터테인먼트 홍보팀에서 일하는 이순진 대리는 “메일 전송 버튼을 누르기 전에 적절하게 높임말을 사용했는지, 예의 없어 보이는 말투가 있는지 꼭 확인한다”라고 한다. 


 마지막에 수신과 참조 확인은 필수다 

긴밀하게 프로젝트를 진행해야 하는 상황이라면 메일이 곧 업무 과정의 증거가 된다. 수신자에 실무자를 넣되, 참조에는 반드시 그 업무와 관련된 의사 결정권자를 넣어야 한다. 그래야 일의 속도가 붙고, 문제가 생길 경우 책임을 물을 수 있기 때문이다. 


DON’T! 


 어쭙잖은 친근감 표현 

인터넷 용어나 약자 등을 남발하며 친구와 얘기하듯 말하는 것은 지양해야 한다. 잡지 기자 김서진(가명) 씨는 “한 호텔 홍보팀에서 보낸 메일을 보고 헛웃음이 났다. ‘휴가 계획은 세우셨나요? 저는 이번에 휴가를 좀 길게 다녀올 생각입니다. 하핫. 저희 호텔에서 준비한 패키지를 이용해보시는 건 어떨까요? 후훗’였기 때문이다. 너무 격식이 없어 아마추어처럼 보였다”라고 말한다. 


 이모티콘 남발 

이모티콘은 당신이 어떤 사람인지 보여줄 수 있는 한 요소가 될 수 있지만, 지나치게 많이 사용하면 보는 사람은 내용에 집중하기 어렵다. 출판사 편집자 임하나 씨는 “이모티콘을 많이 쓰면 프로페셔널해보이지 않는다. 필요한 내용만 메일로 전달하는 게 좋지만 마지막에 ‘감사합니다^^’정도로 짤막하게 마무리하면 상대에 대한 인상이 좋게 남는다”라고 한다. 


 ‘노 룩’  패스 

메일을 그대로 다른 사람에게 전달해야 하는 상황도 있다. 이럴 때 가타부타 아무 말도 없이 상대에게 메일만 ‘복붙’하듯이 보내는 것은 지양해야 한다. 추후에 전화나 문자로 어떤 건으로 내용을 전달했는지 얘기를 해줘야 메일을 전달받은 사람도 당황하지 않기 때문이다. 메일 전달은 매우 편리한 기능이긴 하지만, 받는 사람을 배려하는 태도를 잃지 않아야 한다. 


CREDIT
    에디터 전소영

이 콘텐트는 COSMOPOLITAN
2018년 02월호

기사입니다

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