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2014.06.24 Tue

너희들이 사회를 알아? <제3탄>

반은 학생, 반은 사회인 그것이 인턴이 처한 현실이다. 선배들이 신경 써주지 않는 사회생활의 기본 룰을 <코스모 캠퍼스>가 알려주겠다. ‘너희들이 사회를 알아?’ 제3탄! 이메일 보내는 매너에 관하여!


이메일 하나에 회사생활이 달려 있다

회사는 업무의 효율성을 위해 이메일을 통해 보고를 하고, 정보를 공유한다. 대부분의 일도 이메일로 처리하는 만큼 이메일 작성법은 직장인이라면 꼭 알아둬야 할 스킬 중 하나다. 아래 내용을 참고해 이메일 잘 쓰는 법을 터득해보자. 


1. 이메일은 짧고 단순하게 쓰자

회사에서는 누구나 업무로 바쁘다. 그러니 되도록 짧고 단순하게 이메일을 작성하는 것이 좋다. 분량은 한 페이지의 1/2~1/3 정도, 3~4단락으로 나눠 쓰되 1단락은 3~4문장이 알맞다. 장황한 문장이나 제대로 나누지 않고 주저리주저리 늘어놓은 글은 읽는 사람으로 하여금 심한 짜증을 유발한다. 한 문장에 하나의 내용을 담는 것을 원칙으로 하되 긴 문장은 읽기 좋게 말이 끊어지는 곳에서 행갈이를 한다. 단락별로 한 행씩 띄우면 가독성이 높아진다. 꼭 알아야 할 내용이나 변경 사항이 있다면 컬러를 넣거나 굵은 글씨로 표기해 강조한다. 


2. 제목만 봐도 내용을 알 수 있도록 쓴다

하루에도 수십 개씩 쏟아지는 이메일 중에 내가 보낸 이메일을 상대방이 확인하게 하려면 제목만 봐도 내용을 알 수 있게 써야 한다. 제목에는 ‘A 프로젝트 진행 상황’, ‘웹페이지 수정 사항’, ‘컨퍼런스 관련 공지’ 등으로 본문에서 가장 전하고 싶은 내용을 골라 적고, 외부에 보내는 이메일이라면 제목 앞부분에 [코스모 캠퍼스]처럼 회사명을 붙여 어디에서 온 이메일인지 한눈에 파악할 수 있도록 한다. 이는 받은 이메일 중 꼭 읽어야 하는 것을 분간하기 쉽게 도와준다. 


3. 참조자(CC), 비밀참조자(BCC) 활용법

같은 내용을 다수의 사람에게 보내고 싶을 때 사용하는 것이 ‘CC(Carbon Copy)’, ‘BCC(Blind Carbon Copy)’다. CC는 일을 하는 당사자는 아니지만 돌아가는 상황을 알고 있어야 하는 관계자에게 사용하는 것으로 주로 상사에게 보낼 때 쓰인다. 일의 진행 사항을 일일이 구두로 상사에게 보고할 필요 없이 CC만으로도 현재 상황을 전달할 수 있어 잘 이용하면 회사생활이 편해진다. 내가 일을 하고 있다는 것을 알려주는 지표가 될 뿐만 아니라 나중에 문제가 생겼을 경우, 상사도 상황을 알고 있기 때문에 나를 변호해줄 수 있다. CC는 송신 상대의 주소가 표시되고 누가 이메일을 받았는지 쉽게 알 수 있으므로 상사의 직급 순서대로 쓰도록 한다. 만약 수신자끼리 서로 모른다면 개인 정보 보호를 위해서라도 BCC를 사용하는 것이 좋다.   


4. 이메일 끝엔 나의 흔적을 남길 것

이메일을 읽은 상대가 회신할 수 있도록 이메일 끝에 송신자의 이름, 회사명, 주소, 전화번호, 팩스 번호, 회사 URL을 적는다. 그래야 이메일을 읽은 상대가 전화나 팩스를 보내고 싶을 때, 편지를 보내고 싶을 때, 번거롭게 주소록을 검색할 필요 없다. 이메일의 전자서명 기능을 활용하면 매번 적을 필요가 없어 편리하다.


5. 자나 깨나 이메일 조심! 보내기 전에 다시 보자 

이메일을 보내기 전에 반드시 수신인, 주소, 내용, 첨부파일 등이 올바르게 적혀 있는지 재차 확인하자. 특히 똑같은 내용의 이메일을 여러 사람에게 보낼 때 호칭을 바꾸지 않는 실수를 하기 쉽다. 이런 이메일을 받으면 상대방은 일단 자신의 이름을 잘못 부른 데서 한 번, 상대방의 신중하지 못한 성격에 두 번 빈정 상하기 쉽다. 무엇보다 수신인조차 제대로 적지 못하는 사람이 일을 제대로 할 것이라 기대하기란 힘들다.


6. RE:RE:RE:RE:RE:RE 금지!

‘RE’, ’FWD’는 내가 받은 이메일을 상대방에게 그대로 전달할 때 사용된다. 단순히 이메일을 전달하는 것이라 생각하겠지만 이때도 약간의 스킬이 필요하다. 전달 이메일을 보낼 때 ‘하기 내용을 참조하시기 바랍니다’라고 쓰는데, 이메일을 전달받는 사람의 입장에서는 이전에 오고간 수많은 이메일을 읽기란 힘들다. 그동안 주고받은 이메일 내용을 요약해 첫머리에 ‘하기의 이메일은 A 프로젝트 건으로 어디와 어디가 주고받았으며 현재 진행 사항은 이러이러합니다’라고 정리해 쓰자. 회신할 때 제목은 RE:RE:RE:RE:RE:RE 대신 새롭게 적도록 한다. 제목 없는 이메일은 성의 없어 보인다는 느낌을 주기 쉽다. 


7. 이모티콘, 줄임말은 버려

업무 관련 이메일을 보낼 때는 비속어나 이모티콘을 사용하지 않는다. 이메일을 전문가처럼 잘 썼더라도 ‘즐점’, ‘즐건 주말’ 등의 줄임말, 무의식적인 ‘ㅋㅋ’, ‘ㅎㅎ’ 사용 한 번이면 그동안 쌓은 프로다운 이미지가 단번에 무너질 수 있다. ‘에이 내가 그런 것도 분간 못할까봐’ 싶겠지만 안에서 새는 바가지 밖에서도 새기 마련이다.  그러니 평소 이모티콘, 줄임말 사용을 자제하고 바른말을 사용하도록 노력하자.



긴급 용건은 이메일로 보내지 않는다 

‘요즘이 어떤 시대인데 외부에서 이메일을 확인 못해?’라고 생각할지 모르지만 회사 계정의 이메일인 경우 외부에서 확인이 힘들 수 있다. 그러니 의사결정이 필요한 용건이라면 이메일이 아닌 유선으로 커뮤니케이션하자. 이메일로 확인해야 할 사안이 있다면 이메일을 보냈으니 바로 확인해달라고 전화 통화를 하는 것이 기본이다. 


첨부파일은 맞춤형으로 제작하라 

사진이나 그림, 한글 파일이나 워드 파일 등의 문서를 첨부할 때 염두에 두어야 할 점이 있다. 상대방 컴퓨터의 용량이 얼마나 되는지, 해당 프로그램이 있는지, 어떤 확장자를 사용하는지 확인해야 하는 것. 그림이 아닌 문서 파일이라 하더라도 프로그램 버전에 따라 문자가 깨질 수 있고, 파일을 열 수 없는 경우가 종종 생긴다. 이메일은 내가 보는 것이 아니라 상대방이 보는 만큼 상대방이 확인할 수 있도록 파일을 변환해 보내자. 경우에 따라 사진의 해상도를 낮춰 보내주는 배려 또한 필요하다. 

CREDIT
    Editor 유미지

이 콘텐트는 COSMO CAMPUS
2014년 06월호

기사입니다

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