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2014.05.14 Wed

너희들이 사회를 알아? <제2탄>

선배들은 인턴이 아무것도 모른다고 해서 회사생활에 대해 A to Z를 일일이 알려주지 않는다. 선배들이 신경 써주지 않는 사회생활의 기본을 <코스모 캠퍼스>가 알려주겠다. 너희들이 사회를 알아 제2탄! 전화 걸고 받는 매너에 관하여!


Advice 1. 스마트하게 전화받는 법

회사로 오는 수십 통의 전화를 상대하는 것은 사무실 막내의 몫이다. 다음을 읽고 스마트하게 응대하자.


너의 통화 내용은 모두가 듣고 있다

사무실이라는 공간은 넓어 보이지만 생각보다 작고 조용하다. 때문에 자리를 비우면 티가 나고, 듣고 싶지 않아도 누군가 통화하는 목소리와 말투까지 다 들린다. 그러니 전화 통화할 때 ‘누가 듣겠어’라며 불친절하게 받거나 개인 전화를 사무실에서 하는 행동은 금물이다. 선배들은 인턴을 대학생이 아닌 사회인으로 여긴다. 학생처럼 행동하지 말고 사회인으로서 프로페셔널하게 행동하도록. 


자리 배치와 내선 번호를 숙지하라  

누가 누군지 몰라서 담당자에게 전화를 연결하지 못하는 불상사가 일어나지 않도록 사전에 선배들의 이름과 자리를 외워두자. 이름, 내선 번호, 이메일 주소, 휴대폰 번호를 엑셀 파일로 작성한 후 프린트해 잘 보이는 곳에 붙여놓으면 전화가 왔을 때 재빠르게 대처할 수 있다. 근무자가 새로 오거나 퇴사로 인해 변동 사항이 생기면 그때마다 빨리 업데이트하자.


전화는 2번 이상 울리기 전에 받아라 

전화는 되도록 벨이 2번 이상 울리기 전에 받는다. 전화받을 때는 “<코스모폴리탄> 00부의 000입니다”라고 말하며 회사명과 부서명, 이름을 밝힌다. 3~4번 울리고 나서 받았을 경우 “늦게 받아 죄송합니다”라고 사과하는 것이 바람직하다. 통화할 때 상대방의 용건은 무조건 메모하고, 즉시 대답할 수 없는 내용일 때는 스스로 판단해 대답하지 말고 “상의 후 언제까지 연락드리겠다”며 양해를 구한 뒤 통화를 마친다. 통화를 마칠 때는 전화를 건 사람이 먼저 끊는 것이 기본 매너다. 상대방이 전화를 끊은 것을 확인한 뒤 조용히 수화기를 내려놓을 것.


전화는 상황에 맞게 적절히 응대하라 

상대방이 다른 사람을 찾는다면 “지금 바로 담당자인 OO 연결해드리겠습니다. 잠시만 기다려주세요”라고 응대한 뒤 전화를 연결한다. 담당자가 부재 중인 경우에는 “죄송합니다. 담당자는 지금 외출 중입니다. 3시까지는 돌아올 예정인데요, 돌아오는 대로 다시 전화 드리라고 전하겠습니다”라고 말한다. 또한 상대를 기다리게 할 경우에는 “죄송합니다만, 시간이 좀 걸릴 것 같은데 잠시 후에 다시 전화를 드려도 될까요?”라고 말하고 전화 건 사람의 휴대폰이나 내선 번호 등의 연락처를 받아놓는다.



Advice 2. 전화 제대로 걸기

인턴은 전화받을 때가 더 많지만 전화를 걸어야 할 때도 있다. 제대로 전화 거는 법은 다음과 같다.


네가 나를 모르는데 난들 너를 알겠느냐 

전화를 걸 때 무작정 용건부터 말하지 말고 먼저 내가 누구인지를 밝히자. “<코스모폴리탄>의 00팀 000인데요”라고 회사, 소속, 이름 순으로 말하고, “A 프로젝트 건으로 연락드렸습니다. 지금 통화 괜찮으세요?”라며 용건과 상대의 통화 가능 여부를 확인한다. 전화 통화가 안 될 땐 회사명과 자신의 이름, 용건을 말하고 ‘나중에 다시 전화드리겠습니다’라는 메시지를 남긴다.


철저한 사전 준비 후 전화하라

전화를 걸기 전에 어떤 내용으로 통화할 건지 머릿속에 정리되어 있어야 말을 버벅이거나 잘못 말하는 실수를 방지할 수 있다. 용건은 육하원칙으로 정리해 메모하고, 통화에 필요한 자료는 책상 위에 미리 준비해둔다. 전화하기 전 상대방의 소속, 직급이 대리인지 사원인지, 정확한 성명은 무엇인지 확인한다. 전화가 연결되면 담당자가 맞는지 먼저 확인하고 자신의 소속과 이름을 말한 뒤 용건을 이야기한다. 만약 다른 직원이 받았다면 연락처를 남겨 담당자에게 전달해달라고 부탁한다.



Advice 3. 메시지 전하는 노하우

회사로 걸려오는 전화는 인턴이 아닌 선배들을 찾는 것이 대부분이다. 통화 내용을 메모하는 법을 잘 배워 선배에게 예쁨 받는 인턴이 되자.


메모에도 순서가 있다! 

담당자가 자리에 없어 전화를 대신 받았을 경우 통화 내용을 간단히 메모해 전달한다. 메모해야 할 내용은 다음과 같다. 메모를 전달받는 사람과 전화한 사람의 이름, 그다음 ‘회의 건’, ‘프로젝트 상의 건’처럼 전화한 용건을 간단히 적고, 내가 전화받은 시간을 표기한다. 마지막으로 전화를 대신 받은 나의 이름을 적은 뒤 메모를 담당자 자리에 둔다. 이때 컴퓨터 모니터나 키보드 위처럼 눈에 잘 띄는 곳에 두는 것이 좋다. 


개인 정보는 유출 금지

외부 사람이 직원의 휴대전화 번호를 알려달라고 하는 경우가 종종 있는데, 이때 절대 내 마음대로 판단하고 행동해선 안 된다. 상대방에게 “저희가 다시 연락을 드려도 될까요?”라고 물은 후, 전화한 사람의 사무실 번호와 휴대폰 번호를 적어놓는다.



회사와 나를 동일시할 것  

인턴에서 정규직으로 전환되는 확률이 높은 만큼 아직 정직원이 아닌 인턴 신분이어도 회사와 나를 동일시하는 것이 좋다. 전화받을 때도 나의 한마디가 회사를 대변하는 말이 될 수 있다고 생각하고 긍정적인 태도를 보이자. 전화받는 사람의 태도가 회사 전체 이미지를 결정할 수도 있다. 전화로는 상냥한 미소, 정중한 태도를 보여줄 수 없는 만큼 목소리에 각별히 신경 쓰도록 한다. 일반적으로 도레미의 ‘솔’ 음으로 전화를 받는 것이 좋은 인상을 남기는 것으로 알려져 있다.  


내 전화가 아닐 때도 성심성의껏 받자  

전화가 왔을 때 바로 당겨 받지 않는 것을 이해 못하는 선배들이 많다. 회사는 팀플이니만큼 담당자가 자리를 비워 전화를 받지 못할 때 팀 동료가 대신 전화를 받아주는 것이 일반적이다. 그러니 회사에서 전화벨이 3~4번 울린다면 ‘당겨받기’ 버튼을 눌러 전화를 받자. 통화 담당자가 자리를 비웠을 때는 ‘미팅 중, 회의 중, 출장 중’ 등 자리를 비운 이유를 간단히 설명하고 통화 가능한 시간을 상대방에게 알려준다. 담당자가 회사에 돌아오면, 전화 왔었다고 한 번 더 메시지를 전한다. 


CREDIT
    Editor 유미지

이 콘텐트는 COSMO CAMPUS
2014년 05월호

기사입니다

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